Блог Алексея Подорожнего

Несколько советов: Как улучшить управление расходами на ИТ в нестабильные времена?

В Украине не первый год предприятия живут преимущественно в режиме «короткого» планирования, главная забота предпринимателя – сложность прогнозирования и быстро изменяющиеся условия работы. У кого-то получается сгенерировать прибыль и даже развиваться, кто-то фиксирует убытки и судорожно ищет способы резко снизить затраты и удержать объемы продаж-производства одновременно. Но всех руководителей волнует один и тот же вопрос -скорость реагирования для реализации своих целей в текущем времени. Важнейший элемент управления в настоящий момент для каждого руководителя – возможность очень быстро управлять, максимально быстро воздействовать на факторы, ведущие к расходам и доходам. Другими словами, каждый мечтает, как сделать так чтобы, например, все расходы и доходы были четко измеримы на всех этапах их образования и легко управляемы в любой момент времени. В таком случае есть возможность для маневра в краткосрочной перспективе и реализации собственных планов.

Основываясь на опыте успешных украинских предприятий, рассмотрим несколько шагов в управлении информационными технологиями, которые гарантированно повышают управляемость расходами и ведут к их сокращению и повышению эффективности.

1. Отказ от модернизации и закупки новых серверов.

Если вы не модернизировали или не покупали новых серверов последние годы нестабильности, а сейчас по словам руководителя ИТ пришло время – не торопитесь делать закупку оборудования или модернизацию.
Сейчас для вас самое благоприятное время перенести ИТ-систему в «облачный» сервис. Преимущества: вы не делаете капитальных затрат ни в сервер, ни в инженерную инфраструктуру, вы можете быстро увеличить мощность виртуального сервера, а можете сократить объемы использования облачного сервиса, если один из бизнес-проектов закрывается. И самое важное - вы точно знаете, сколько стоит каждый месяц использования серверных ресурсов, и их легче соотносить на конкретные виды деятельности, связанные с прибылью. Также стоит помнить, что условная вычислительная единица или единица хранения информации в таких вот сервисах всегда будет стоить дешевле, чем на вашем персональном сервере. Используя внешний «облачный» сервер, вы не привязаны к месту, ваша компания достаточно мобильна. Ваш сервер там, где есть интернет.
Вместе с облачным сервером можно получить в аренду лицензионное ПО, с которым так же гибко можно измерять затраты и соотносить их на основные виды деятельности.
Сейчас есть целый ряд готовых сервисов в «облаке» и приличный выбор поставщиков «облачных» серверов для размещения ваших систем. Это могут быть как украинские, так и зарубежные поставщики услуги. Например, 1С развивает сервис аренды своих систем по облачной модели, активно на этом рынке работает компания Microsoft с предложением Windows Azure, отечественный облачный оператор De-Novo давно и успешно предоставляет услуги облачных серверов для украинских предприятий и целый ряд других поставщиков.

2. Сокращение «ручных» операций в учетных системах до нуля.

Нередкая картина – есть мощная, современная система для учета и управления, но ряд сотрудников часть операций выполняет «в ручную» или в табличном редакторе и результат вносит в систему управления. Или первичные документы выписываются на бумаге, а затем вносятся в учетную систему в «одном месте сразу». Приходилось наблюдать, когда в очень дорогостоящей системе взаиморасчеты с контрагентами ведутся в двух разных подсистемах, а затем два отчета копируются в табличный редактор и «совмещаются» снова «вручную». Иногда этому ищутся объяснения: доработка функционала якобы дороже чем вот эти сотрудники спокойно посчитают в Excel… Это большое заблуждение. Вы не можете спрогнозировать сколько времени сотрудники на это тратят, вы теряете достоверность информации, вы используете для ручных операций труд достаточно высококвалифицированных сотрудников, которые постепенно становятся незаменимыми, поскольку владеют «таинством» ручного расчета. Даже ввод 2-5 документов с небольшим «ручным» расчетом в день должен быть автоматизирован, и такого рода расчеты искоренены. Шаг за шагом. Это повысит скорость получения информации для принятия решений, качество информации и ее достоверность. С другой стороны, это повысит гибкость в управлении персоналом и перемещением высококвалифицированных кадров от работы с калькулятором к управлению процессами. «Ручные» операции – ваши скрытые неуправляемые расходы, боритесь с ними нещадно. Все затраты на автоматизацию окупятся.

3. Анализ и стандартизация систем для учета и управления.

Об этом говорилось много и часто, но вопрос все так же актуален. Рекомендуется срочно провести анализ поставщиков систем для учета и управления и, если есть аналоги, которые обойдутся дешевле с точки зрения сопровождения системы – рассмотреть вариант перехода на них. Также важный аспект – возможность быстрой и недорогой доработки и изменения системы под изменяющиеся условия рынка. Сейчас понадобится система, которая позволит быстро настраивать и изменять процессы учета и обходится дешевле конкурентов в сопровождении. Если у вас иностранная дорогостоящая система для ведения бухгалтерского и налогового учета, проведите аудит и сравните, во сколько вам обойдется та же система 1С:Предприятие с точки зрения сопровождения и изменения, получения обновления даже простой печатной формы.
Второй момент – максимально стандартизировать учетные и управленческие системы. Приведение всех системы к единой платформе - это значительное сокращение затрат на сопровождение. Например, если вы используете 1С:Предприятие 7.7 и где-то еще 1С:Предприятие 8, стоит рассмотреть вариант перехода на 1С:Предприятие 8 на всех участках. Если вы используете стороннюю систему для расчета зарплаты и кадрового учета, а продажи, бухгалтерия и прочая операционная деятельность в 1С – рассмотрите возможность стандартизации, у 1С есть очень достойные решения по зарплате и кадрам.

Важно в данной ситуации двигаться к цели – управление и сокращение затрат. Искорените у сотрудников стереотипы в стиле «так всегда было и мы так жили…» или «нам так сказали сверху». Например, целый ряд иностранных корпораций в Украине, мировых лидеров в своих сегментах, в последнее время сделали выбор в пользу 1С, соотнеся функциональность и стоимость внедрения и сопровождения системы.

Если у вас более двух разных систем для учета и управления – стоит внимательно изучить вопрос и понять «зачем?», а если систем более трех - вплотную заняться вопросом стандартизации. Стоимость поддержки и совокупная стоимость владения очень быстро окупит такой подход.

4. Вывод непрофильных ИТ-специалистов за штат компании.

Тема аутсорсинга ИТ-услуг активно стартовала еще 2008-2009 годах. Видимо, настало время закрепить уроки тех лет. ИТ-специалисты для компаний, которые не оказывают ИТ-услуги, являются непрофильными специалистами. Сколько именно времени тратит непрофильный специалист на поддержку, развитие ИТ-систем, а сколько времени простаивает, каковы ваши косвенные затраты на привлечение данного специалиста, его содержание, развитие? Речь идет прежде всего о высококвалифицированных программистах, администраторах баз данных и т.д. Вы не можете измерить их вклад и стоимость в общее дело чаще всего, управлять данным специалистом, разрабатывать системы мотивации и т.п. – это как создать у себя отдельную фирму. В результате вы имеете трудноизмеримые затраты и совершенно неуправляемые.
Рекомендуется в ИТ-службе иметь только тех специалистов, которые управляют процессами ИТ, но не занимаются программированием, разработкой и т.д. Это должны быть сотрудники, которые отвечают за поддержку процессов в учетной и управленческой системе, обосновывают решения, ставят задачи и управляют. Также в отдельных случаях стоит рассмотреть возможность создания первой линии поддержки на предприятии, построенной по принципам ITIL (или ISO 20000). Первая линия поддержки поможет в оперативном порядке пользователям, позволит быстро диагностировать проблемы и запросы пользователей.
Все доработки систем, настройка, проектирование, внедрение должны быть переведены на внешнюю организацию, цены на услуги которой формируются рыночным способом. Тогда будут точно известны цены на услуги, стоимость сопровождения, и вы сможете получить объем поддержки, который необходим.

Почему стоит планировать переход на 1С:Предприятие 8? Аргументы о которых не пишут

О преимуществах решений на базе платформы 1С:Предприятие 8 перед 1С:Предприятие 7.7 сказано немало и, наверное, не стоит повторяться.

Достаточно посмотреть на сайт фирмы "1С":

http://v8.1c.ru/buhv8/325.htm
http://v8.1c.ru/hrm/325_zup.htm
http://v8.1c.ru/ka/325com.htm

Есть еще масса технологических вопросов: обеспечение безопасности информации в базе, совместимость с новыми версиями баз данных (старые и совместимые с 1С:7.7 не выпускаются и не поддерживаются и т.д.)

Посмотрим на данную ситуацию глазами партнера фирмы "1С", а точнее глазами 1С-специалиста.
  • Платформа технологически устарела, есть гораздо более функциональные решения.
  • Из прайс-листа почти все продукты на базе 7.7 удалены - т.е. минимум новых инсталяций, только дозакупки к существующим решениям.
  • Обновления выходят в последнюю очередь. Прекращение бесплатной поддержки тоже не за горами.
Зачем молодому специалисту начинать изучать "семерку"? Практически все новые программисты и консультанты начинают с "восьмерки".
Опытные спецы "семерки", которые 8-10 лет назад были "на пике" не вечны как программисты, многие из них теперь руководители проектов, менеджеры по работе с корпоративными клиентами или переквалифицировались в программисты-архитекторы "восьмерки". Новая технологическая игрушка всегда интереснее :)

Поэтому, специалистов способных поддерживать решения на базе 1С:Предприятие 7.7 с каждым годом все меньше и меньше.
Даже если предприятие устраивает "семерка" функционально, то вряд ли устроит с точки зрения поддержки со стороны "сообщества 1С". Причем ситуация будет только ухудшаться. Новое поколение не остановишь :)

Да, для многих наших клиентов 1С:Предприятие 7.7 привычнее, роднее, "понятнее" (что спорно, особенно после семинаров-практикумов). Но у данных хороших программ, увы, нет будущего и смутное настоящее. Потому что "кадры решают все", а без людей автоматизированная система существовать не сможет.

В настоящий момент наша компания поддерживает всех заказчиков на платформе 7.7. Но с каждым годом делать это все сложнее. Кто еще не запланировал бюджет на 2012 год - посмотрите на 1С:Предприятие 8.