Автоматизація діловодства і документообігу

Система «1С:Документообіг КОРП» призначена для управління організаційними документами. Це рішення підходить для підприємств, що використовують у своїй роботі великий обсяг документообігу, і дозволяє скоротити час під час реєстрації документів, русі та їхньому зберіганні. Система дозволяє уникнути втрати оригіналів, а також забезпечує пошук документів у режимі онлайн. «1С:Документообіг КОРП» відповідає всім законодавчим і нормативним вимогам, що регламентує порядок роботи з документами.

Продукт для автоматизації діловодства і документообігу

Чому компанії вибирають «1С:Документообіг 8 КОРП»?

Переваги рішення для різних рівнів управління

Як автоматизувати підприємство?

Для тих, хто автоматизує підприємство силами власного ІТ-підрозділу

Результати проекту

Досвід впровадження



Продукт для автоматизації діловодства і документообігу


Програма «1С:Документообіг 8 КОРП» — локалізована для українських користувачів фахівцями ABBYY Україна і дозволяє автоматизувати бізнес-процеси організаційно-розпорядчого документообігу, згідно з основними постановами та законами, що регулюють ведення діловодства та документообігу в Україні:


«1С:Документообіг КОРП для України» автоматизує діловодство та управлінські бізнес-процеси всередині як великих холдингів, держустанов, так і невеликих приватних компаній. Будучи універсальною, програму легко може бути налаштовано і адаптовано під специфіку конкретної організації. За бажанням замовника систему може бути інтегровано з використовуваною на підприємстві системою: «1С:Бухгалтерія для України», «1С:Зарплата і управління персоналом для України», «1С:Управління торговим підприємством», «1С:Управління виробничим підприємство для України» та ін. За допомогою цього рішення здійснюється управління вхідною та вихідною кореспонденцією, внутрішніми документами, проектами та заходами, а також ведеться облік звернень громадян.


Чому компанії вибирають «1С:Документообіг 8 КОРП»?

Якщо для вас актуально досягти:

  • скорочення кількості паперових документів;
  • скорочення часу на узгодження і розгляд документів;
  • керованості процесів документообігу (у кого, де, коли і тощо);
  • підвищення якості взаємодії між учасниками процесу;
  • підвищення виконавчої дисципліни;
  • і крім того — швидко знаходити документ, тоді:

«1С:Документообіг КОРП для України» ─ продукт, який допоможе вирішити Ваші завдання

Переваги «1С:Документообіг КОРП для України»:

  • все в одному рішенні 

у порівнянні з іншими системами електронного документообігу, які пропонують різні модулі окремо від базової конфігурації, продукт «1С:Документообіг КОРП для України» містить в собі величезну кількість функціональних можливостей, які дозволяють без доробки функціоналу повністю провести автоматизацію всіх бізнес-процесів документарного забезпечення на підприємстві.

  • зручний налаштовуваний інтерфейс користувача 

для кожного користувача в програмі можна налаштувати індивідуальний робочий стіл, забезпечує швидкий доступ до всіх необхідних документів, списків, звітів тощо.

  • потужна система роботи з бізнес-процесами

рішення дозволяє налаштувати управлінські процеси будь-якої складності, зокрема і з використанням умов маршрутизації.

  • інтеграція з іншими обліковими системами

програмний продукт містить різні механізми інтеграції з конфігураціями «1С:Підприємства 8» і іншими програмами: правила обміну, плани обміну, веб-сервіс роботи з файлами, інтеграція бізнес-процесів з іншими інформаційними базами, веб-сервіс документообігу, бізнес-події завантаження файлів, завантаження та надсилання електронної пошти, та ін.

  • простота конфігурації 

опції, які раніше можна було налаштовувати тільки в середовищі розробки, тепер легко конфігуруються через інтерфейс адміністратора. 

  • можливість віддаленої роботи

веб- і мобільний клієнти дозволяють працювати з базою документообігу навіть перебуваючи за межами офісу: відрядження, зустрічі, віддалена робота тощо. При цьому не обов'язково мати доступ до мережі Інтернет, оскільки мобільний клієнт підтримує можливість автономної роботи.

 

Переваги рішення для різних рівнів управління

Інструменти системи «1С:Документообіг КОРП для України» дозволяє реалізувати технологію електронного документообігу в різних структурах. Впровадження бізнес-рішення дозволяє досягти такого ефекту:

Для вищого керівництва:

  • автоматизація доручень;
  • контроль виконавчої дисципліни;
  • облік та контроль робочого часу співробітників;
  • складання звітності та швидкий пошук інформації.
Для юридичного відділу:

  • повномасштабний облік договірної документації;
  • робота з супровідними документами;
  • контроль повернення «другого примірника» документа;
  • єдине інформаційне середовище всіх документів.
Для фінансової служби:

  • графіки платежів за договорами;
  • інтеграція з фінансовими обліковими системами;
  • автоматичний перенос в облікову систему лише узгоджених документів;
  • контроль сум, термінів дії та відповідальних осіб за договорами.

Для служби управління персоналом:

  • база зберігання регламентованої документації: посадові інструкції, накази, розпорядження, трудові договори;
  • контроль термінів трудових договорів та їхнє продовження;
  • зберігання історії спілкування з рядовими працівниками (анкетування, інтерв'ювання тощо).

Для ІТ-служби:

  • гнучкі налаштування параметрів системи;
  • зручний і зрозумілий інтерфейс;
  • протоколювання роботи користувачів;
  • простота адміністрування баз;
  • розмежування прав доступу.

Для служби діловодства:

  • облік всієї кореспонденції на підприємстві;
  • контроль за виконанням документів;
  • автоматичне розсилання повідомлень про терміни; 
  • широкий вибір готових звітних форм;
  • повнотекстовий пошук документів;
  • автоматичне оформлення друкованих форм;
  • контроль за надходженням і наявністю паперових примірників і копій документів.

Для всіх співробітників:

  • зручність роботи з єдиною базою документів;
  • можливість групової роботи над одним і тим же файлом;
  • версійність об'єктів;
  • самоконтроль виконання внутрішніх документів.


Як автоматизувати підприємство? 

1. Визначити цілі автоматизації

У фахівців ABBYY Україна є досвід автоматизації виробничих підприємств на базі різних програмних продуктів «1С». Ми готові зустрітися і разом визначити цілі і пріоритети впровадження, вибрати систему, яка буде базою для автоматизації бухгалтерського обліку. Зазвичай ми проводимо 1-2 зустрічі, в якій беруть участь: фінансовий директор, бухгалтер, начальник кадрової служби та інші зацікавлені співробітники зі сторони підприємства, а також консультанти центру впровадження ABBYY Україна.

2. Розробити сценарій автоматизації та детальний план-графік робіт з впровадження системи

Для вибору сценарію необхідно передпроектне обстеження: аналіз бізнес-процесів, опитування персоналу тощо. Після цього складається детальний план-графік і сценарій (концепція) майбутньої автоматизації.

3. Навчити користувачів системи

В ході реалізації проектів з автоматизації різних підприємств України, фахівцями центру впровадження ABBYY Україна була розроблена спеціальна методика навчання, яка дозволяє користувачам, навіть найпочатковішого рівня, освоїти роботу в системі в найкоротші терміни.

4. Безпосередньо впровадити програмний продукт

В ході впровадження проводиться розробка технічної документації, доробка типової конфігурації 1С відповідно до потреб саме вашого підприємства, проводиться підготовка і передача даних з розрізнених і застарілих програм в централізовану базу.

5. Перехід до експлуатації автоматизованої системи

Проводиться дослідна експлуатація, в ході якої користувачі закріплюють навички, отримані в процесі навчання. Після цього починається промислова експлуатація. Фахівці ABBYY Україна супроводжують всі дії користувачів.

6. Перехід до супроводу проектного рішення

 

Інструментом для автоматизації діловодства і документообігу на підприємстві може виступати програмний продукт «1С:Документообіг КОРП для України». Фахівці центру впровадження ABBYY Україна допоможуть Вам:

  • забезпечити побудову єдиного інформаційного середовища в організації;
  • здійснити поетапний перехід на електронне діловодство; 
  • оптимізувати бізнес-процеси підприємства;
  • зробити необхідні налаштування і навчити співробітників роботі з системою;
  • спроектувати і реалізувати нові функціональні можливості системи;
  • а також надати повну підтримку і супровід продукту. 

Ви самі можете вибрати одну з технологій впровадження, яка найкращим чином підходить Вашої компанії щодо термінів, вартості, а також очікуваними результатами.


Для тих, хто автоматизує підприємство силами власного ІТ-підрозділу

Деякі українські підприємства вирішують проводити автоматизацію підприємства силами власних фахівців. Ми розуміємо, наскільки це непростий шлях, і пропонуємо консультаційні послуги фахівців «ABBYY Україна» на всіх стадіях проекту. Ми можемо допомогти вам:

 

Результати проекту

«1С:Документообіг 8 КОРП» в комплексі вирішує завдання автоматизації обліку документів, взаємодії працівників, контролю та аналізу виконавської дисципліни: 

  • Централізоване безпечне зберігання документів; 
  • Оперативний доступ до документів з урахуванням прав користувачів;
  • Реєстрація вхідних, вихідних, внутрішніх документів;
  • Перегляд і редагування документів;
  • Контроль версій документів;
  • Робота з документами будь-яких типів: офісними документами, текстами, зображеннями, аудіо- — та відеофайлами, документами систем проектування, архівами, додатками тощо;
  • Повнотекстовий пошук документів за їхнім змістом; 
  • Колективна робота користувачів з можливістю узгодження, затвердження та контролю виконання документів; 
  • Маршрутизація документів, що налаштовується за кожним видом документів окремо;
  • Шаблони процесів обробки документів, що налаштовуються користувачами; 
  • Автоматизована завантаження документів з електронної пошти і зі сканера; 
  • Облік та контроль робочого часу співробітників.


Досвід впровадження

Рішення «1С:Документообіг» постійно вдосконалюється , аналізується відповідність під поточні зміни в законодавстві і вимоги замовників. Наші фахівці автоматизували низку підприємств за допомогою цього програмного забезпечення й отримали позитивні відгуки від наших клієнтів. З деякими прикладами реального застосування продукту ви можете ознайомитись тут, у розділі «Реалізовані проекти».